Запрос не подлежит рассмотрению в случаях:
• отсутствия в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;
• отсутствие в запросе (обращении) наименования юридического лица (для гражданина – фамилии), почтового адреса;
• если запросы (обращения) не поддаются прочтению, обращение не подлежит направлению на исполнение, о чем сообщается гражданину, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
• если запросы содержат нецензурные или оскорбительные выражения, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить автору обращения о недопустимости злоупотребления правом;
• если в письменном обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель или должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, если все обращения направлялись в один и тот же адрес (учреждение, организацию, государственный орган или орган местного самоуправления), с уведомлением о данном решении автора обращения;
• если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Автору обращения об этом сообщается.
Архивные справки, выписки, копии, а также уведомления, предназначенные для направления заявителям, проживающим (находящимся) в Российской Федерации и на территориях государств – участников СНГ, высылаются по почте непосредственно в адреса заявителей.

Отправка архивных справок, выписок, копий, а также уведомлений, предназначенных для направления заявителям, проживающим (находящимся) за пределами Российской Федерации, за исключением проживающих (находящихся) на территориях государств – участников СНГ, осуществляются через МИД России.

Отправка ответов на запросы, поступившие через МИД России, осуществляется непосредственно в его адрес.

Бесплатно осуществляется подготовка архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов на социально-правовые запросы (обращения) граждан о подтверждении прохождения военной службы, пребывании в действующей армии, присвоении званий, награждении, нахождении на излечении, установлении судьбы близких родственников, подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, получении образования, о снятии судимости, а также по другим социально-правовым вопросам.

На платной основе исполняются запросы, оформленные через приемную ЦА МО РФ по срочному тарифу, а также тематические запросы, связанные с поиском и изучением большого количества архивных документов, в соответствии с Прейскурантом на работы и услуги по использованию и публикации документов, выполняемых ЦА МО РФ на договорных началах.